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赞诚智库_大数据时代人事代理档案管理信息化建设初

2019-07-25 12:24:45
摘 要:本文从大数据应用特点出发,分析当前人事代理制度下的人事档案管理面临观念和认识的挑战、创新与安全的挑战、标准化法制化的挑战、技术支持不全面四大问题,提出要从人事代理档案管理的内涵认识其信息化建设的意义和作用,并从转变观念、队伍建设、新技术应用等角度,对加快推进人事代理档案信息化的对策和路径作了深入探讨。
 
关键词:人事代理;档案管理;信息化;策略
 
 
 
 
 
一、大数据时代人事代理档案管理信息化建设存在的主要问题
 
(一)观念和认识的挑战。由于人事代理档案管理是我国经济体制转型时期衍生出的一个新的人力资源档案管理方式,目前社会上对这个新的管理方式还存在诸多认识和实践上的偏差:多数人指导人事代理档案管理是一种新的档案管理方式,但对人事代理档案管理功能的内涵和外延缺乏了解。近些年走向社会并流转工作岗位的人虽然按照人事代理的管理方式,使用了人事代理档案管理,但对人事代理档案管理的很多功能和作用缺乏了解,也有部分人员将档案进行人事代理后就不闻不问,形成“死档”,部分人员与人才管理中心签订人事代理协议后,仅把人事代理档案管理视为自己申报职称或开具证明手段,一旦达到简单的目的,很少及时传递档案,形成人才中心人事代理档案管理出现许多“空白档”。以上种种现象表明:人事代理档案管理信息化建设滞后,使这项新的人力资源档案管理方式,没有充分发挥出它应有的服务作用。
 
(二)创新与安全的挑战。利用现代计算机技术进行人事代理档案管理,是一种管理方法上的创新,但现代信息技术在信息利用快捷方便的同时,保障信息安全问题更加凸显出来。一方面现代信息技术和国际互联网技术本身存在安全缺陷,计算机硬件本身易于遭受到病毒伤害和人为的攻击,同时受到停电和自然灾害的影响会造成一定的毁坏。所以人事档案的信息安全问题,远比传统档案管理模式下大得多,加之信息时代,由于人们逐利思想倾向的发展,人事档案信息资源被盗卖的风险急剧加大,必须用技术创新和管理模式创新的办法进行排除。所以,信息化时代的人事代理档案管理,创新和安全的挑战是不可忽略的重要挑战。  
 
(三)标准化、法制化的挑战。人事代理档案管理的标准化是人事档案管理能否达到方便快捷、高效利用和资源共享的重要环节。传统人事档案管理只是在管理环节有一定管理规范,在管理内容中没有系统的标准化要求,现代信息技术管理人事档案必须解决标准化问题。标准化必须紧密贴合各行业的人力资源管理工作。对人事档案和各种人事管理事务制定系统化的管理标准,比如有调动管理、奖惩记录、合同管理等众多的人事管理等,系统化标准还必须针对,企事业不同的人事管理需求而设计,功能要简洁专业,有利于提高人事管理效率,同时还要安装方便,系统易学易用,使人事管理更简单。
 
(四)技术支持不全面的挑战。以往传统的人事档案管理习惯于收集整理、立卷归档、查阅转档的管理模式,转为现代化微机管理模式的过程中,往往还是采用以往的管理模式,先手工立卷归档、再手工录入、编制检索工具、再将检索工具输入微机进行储存,结果事倍功半,这里原因是多方面的,但主要原因是电子归档缺乏一套实用便捷的电子软件,档案录入信息技术支持的不全面是目前存在的突出问题,当前一些单位采用电子平板扫描技术,虽然部分解决了原始档案向电子档案转化中的一些效率问题,但在准确率、保密性能等方面仍然存在许多技术问题。
 
 
 
 
二、以时代眼光从人事代理档案管理的外延和内涵认识其信息化建设的意义和作用