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各市直单位看过来,杭州市档案馆接收档案新规定出炉

2019-04-03 11:07:37
为了完好地保存和有效地利用党和国家的档案财富,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局颁发的《档案馆工作通则》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》以及档案馆设置方案和档案归属、流向的有关规定精神,特制定本规定。
 
 
 
第1条
 
-THE FIRST-
 
 
本馆收集和接收工作的基本指导思想是:在维护党和国家历史真实面貌的前提下,根据档案分级管理的原则,将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案,完整齐全地接收进馆,建立内容丰富、结构合理、具有杭州特色的馆藏体系。
 
 
 
第2条
 
-THE SECOND-
 
 
本馆收集和接收档案的范围:
 
01
 
 
中共杭州市委、市政府、市人大及其常设机构、市政协、市纪律检查委员会、市中级人民法院、市人民检察院、市总工会、团市委、市妇联等机构及其工作部门和直属的单位(包括临时机构)形成的档案。
 
 
 
02
 
 
经协商同意,接收或代存市级民主党派机构形成的档案。
 
 
 
03
 
 
市委、市政府及其工作部门的派出性单位形成的档案(一般作为派出单位全宗的组成部分)。
 
 
 
04
 
 
市政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或承担某方面行政管理职能单位形成的档案。
 
 
 
05
 
 
具有代表性、典型性的基层单位的档案。
 
 
 
06
 
 
经协商同意,接收或代存集体所有制和典型的民营企业形成的有进馆价值的档案和著名人物形成的档案、资料。
 
 
 
07
 
 
撤销单位的档案。
 
 
 
08
 
 
有助于了解或补充档案内容的各种资料。
 
 
 
 
 
 
 
3
 
 
-THE THIRD-
 
 
本馆根据有关规定,确定收集对象,编制《杭州市档案馆接收单位全宗名册》,建立科学的进馆序列。
 
 
 
第4条
 
-THE FOURTH-
 
 
凡列入本规定收集档案范围的单位,反映其主要职能活动和基本历史面貌,具有长久保存价值,应当由本馆接收的文书档案、科技档案、会计档案、专门业务档案等各种门类和照片、录音带、录像带、光盘、印鉴等各种载体形态的档案,按规定一律进馆,维护全宗的完整齐全。
 
 
 
 
第5条
 
-THE FIFTH
 
 
列入本规定收集范围的建国后永久、长期保存的档案,根据本馆接收工作计划由立档单位定期向本馆移交。对重点档案、电子档案等社会各方面急需广泛利用的档案,经协商同意,本馆可提前接收进馆;撤销单位和临时机构工作结束后,其档案按有关规定整理后可以向市有关单位或本馆移交。
 
 
 
 
第6条
 
-THE SIXTH-
 
 
为了确保进馆档案质量,凡列入本规定收集档案范围的单位,必须在档案进馆前,进一步做好档案资料的补充收集工作。
 
 
 
 
第7条
 
-THE SEVENTH-
 
 
进馆档案必须经过鉴定、保管期限划分准确,为避免进馆档案的大量重复,鉴定工作中要注意以下几点:
 
01
 
 
凡列入市档案馆档案收集范围的单位,其自己形成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案,原则上一律进馆。
 
 
 
02
 
 
凡列入进馆单位之间相互发送的重要文件,除请示批复、合同、协议和重要的来往函件外,一般由发文单位归档进馆,收文单位的上述档案不予进馆。
 
 
 
03
 
 
上级党政机关、业务主管部门发布的文件,分别由市级党政领导机关和业务主管部门归档进馆,其它机关保存的上述档案原则上不予进馆。
 
 
 
 
 
8
 
 
-THE EIGHTH-
 
 
进馆档案必须以全宗为单位,编制案卷目录。纸质案卷目录一式三份,两份随档案向本馆移交,一份本单位备用。案卷目录编制应注意以下几点:
 
 
 
01
 
 
原则上应区别不同保管期限,跨年度编制案卷目录。
 
 
 
02
 
 
已经有档案进过本馆的单位,必须按已进馆档案续编目录号。
 
 
 
 
 
03
 
 
一本目录内,一般单位可按同一保管期限的文书档案、科技档案、专门业务档案、会计档案、照片档案、光盘档案、录音档案、录像档案、印鉴档案、实物档案等次序排列(如专门业务档案、会计档案等量大的可单独编目录),编定案卷号,每本目录内的案卷号最大不超过三位数。
 
 
 
04
 
 
案卷目录上的项目要填写齐全,案卷目录上的案卷标题和案卷上的标题应完全一致。
 
 
 
 
 
05
 
 
案卷目录本上的“案卷号”改为“档号”,“档号”由“全宗号—目录号—案卷号”组成。全宗号用四位代码标识,其中第一位用汉语拼音字母“J”标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识,如“J002”表示建国后2号全宗。目录号以三位阿拉伯数字标识,如“003”表示第3号目录。案卷号用三位阿拉伯数字标识,如“013”表示第13号案卷。
 
 
 
06
 
 
案卷目录用纸大小统一为A4纸。
 
 
 
 
 
9
 
 
-THE NINTH-
 
 
本馆收集和接收档案的范围:
 
01
 
 
同一类型、同一问题的文件要作为有机联系的一个整体立卷。
 
 
 
 
 
02
 
 
文电要统一立卷。
 
 
 
03
 
 
卷内文件材料排列要条理、系统,一般可按问题、重要程度、时间顺序排列。
 
 
 
 
 
04
 
 
卷内文件数量要适当,案卷厚度原则上不超过2厘米。
 
 
 
05
 
 
卷内文件材料统一编写页码,无画面处不编。
 
 
 
06
 
 
 
 
卷内目录上的项目要填写齐全,文件标题不能随意更改或简化,标题不确切的,应按文件内容另拟一个文件标题填上,以利查找(另拟的标题应用中括号标明,以示区别)。
 
 
 
 
 
07
 
 
卷内备考表应填写卷内需要说明的问题,立卷人、检查人要签名,以示负责。
 
 
 
08
 
 
案卷标题要简明确切,充分揭示卷内文件内容。标题一般反映责任者、问题、文种三部分,统计报表之类增加“年度”特征来区别,案卷标题字数一般不超过50字。案卷封面激光打印或用碳素墨水、毛笔正楷书写,逐项填写清楚、完整,字迹工整、清晰。全宗号、目录号、案卷号均由移交单位填写。
 
 
 
09
 
 
案卷脊背填写,全宗号、目录号、年度、案卷号应填写在中间,颜色用黑色油墨或碳素墨水,一律用阿拉伯数字印章盖印。
 
 
 
10
 
 
案卷装订要结实美观,装订前要去掉卷内文件上的金属物,对破损的文件要进行修补。案卷的底边和左边要取齐(对不规范的文件,要进行贴边托裱),用线绳装订,要结实整齐,不掉页、不倒页,不压住文件字迹。
 
 
 
 
 
 
 
10
 
 
-THE TENTH-
 
 
为适应计算机管理档案的需要,纸质档案、照片档案进馆前,必须进行数字化加工,声像档案转化为数字格式,形成案卷级、文件级电子目录和全文影像页,并刻录光盘随同纸质档案一并进馆,电子目录和全文影像页的质量要求按《纸质档案数字化规范》(DA/T31)(试行)执行。
 
 
 
 
 
11
 
 
-THE 11TH-
 
 
各类进馆档案的卷皮、卷盒等装具的规格要统一,符合国家档案局制定的业务建设规范标准的要求。
 
 
 
 
 
12
 
 
-THE 12TH-
 
 
各单位应根据国家档案局制定的《全宗指南编制规范》,编写本单位《全宗指南》,以及组织机构沿革、大事记等,并随同进馆档案一起向本馆移交,一式二份。
 
 
 
 
 
13
 
 
-THE 13TH-
 
 
各单位应按照相关规定做好移交档案的密级变更或消除工作,并提出划控与开放意见。
 
 
 
 
 
14
 
 
-THE 14TH-
 
 
档案的交接事宜:
 
01
 
 
以全宗为单位,分阶段交接档案。
 
 
 
 
 
02
 
 
纸质案卷目录作为档案移交清册,一式三份,经交接双方清点核对,其中二份交本馆,一份存移交单位。档案材料交接单一式二份,在交接双方签字盖章后各执一份,以作凭证。
 
 
 
 
 
 
第15条
 
-THE 15TH-
 
 
凡推行立卷改革的单位,立卷改革后形成的文书档案应符合《归档文件整理规则》(DA/T22)的要求。
 
 
 
 
第16条
 
-THE 16TH-
 
 
本规定自颁布之日起实施。1987年4月13日杭州市档案处印发的《杭州市档案馆接收档案的标准》(修正稿)自本规定颁布之日起废止。