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档案备份——不容忽视的工作

2019-04-03 11:20:20
菲律宾国家档案馆
May 28, 2018
 
 
 
 
 
2018年5月28日,菲律宾马尼拉市发生的一场大火差点让菲律宾国家档案馆毁于一旦。菲律宾国家档案馆保存的出生和死亡档案、城镇规划档案以及税收记录为人们了解和研究16世纪第一次全球化的历史以及西班牙殖民时期菲律宾人民的生活状况提供了珍贵的资料。正是得益于菲律宾国家档案馆较强的档案备份意识,通过将这些珍贵历史档案进行数字备份、制作缩微胶卷及异地保存等方式,才将这场大火造成的损失降到了最低。
 
 
档案是企业的一种重要信息资源,对企业经营、投资、发展具有重要的利用价值;同时,对于个人来说,无论是工作调动、出国政审、职称评审、劳动保险,还是入党团等手续的办理,都将以档案材料的审核为重要依据。但,你是否知道档案是一种不可再生资源呢?它一旦遭到破坏,将会造成不可挽回的损失。因此对档案进行备份是至关重要的。
 
什么是档案备份?
 
档案备份,就是采取某种技术手段和方式对档案、档案信息管理系统及电子数据进行复制,建立“副本”,从而使档案、档案信息管理系统及电子数据在遭受破坏或其他特定情况下,档案信息能够得以迅速恢复、不致丢失,以减少灾害对档案造成的损失。
 
档案备份模式
1.异质备份模式。档案信息异质备份是指利用多种技术手段,将档案信息转存到纸张、胶片及磁、光存储介质等载体上进行备份,以实现档案信息长期安全保存和快速有效利用。
 
 
2.异地备份模式。档案信息异地备份是指将档案在本地以外的地方产生一份可用的副本,在本地档案受到破坏时利用此副本能快速将档案信息恢复。
 
2010年10月13日,四川成都市档案局(馆)与沈阳市档案馆签署协议,正式建立档案异地备份基地,并于2010年11月1日将首批备份档案送达沈阳。这意味着成都档案若遭遇地震、火灾或战争等损毁后,将可在远隔千里的沈阳找到其备份来发挥作用。
 
3.灾难恢复模式。灾难备份主要指的是为了灾难恢复而对数字化档案信息数据、数据处理系统、网络系统、基础设施、技术支持能力和运行管理能力进行备份的过程。
 
4.在线备份模式。在线备份是指将档案信息数据自动通过互联网备份到远程数据中心,相对于本机备份和其他储存介质备份方式,在线备份具有自动、安全、便捷等优势,而安全性是在线备份的最突出特点。
 
5.分层虚拟备份模式。分层虚拟备份是针对不同利用率的档案信息进行的不同方案备份的模式。
 
 
 
华润置地东北大区档案室通过档案系统服务器实时备份、电脑数据备份、移动硬盘备份三种方式,为档案数据增添了“三重保护”,从而确保了档案信息资源的安全。
 
档案备份的相关知识我们讲的差不多了,下面让我们看看保存在个人手中的资料应如何进行备份呢?
 
 
个人资料备份
 
 
2011年10月10日中午12时59分,中南大学化工学院实验楼四楼发生火灾。许多宝贵的资料被烧毁,十余年的科研数据付之一炬,给学校的教学、科研工作带来了无法弥补的损失;学生保存在实验室的电脑和文献资料也在大火中被烧毁,能否顺利毕业成为他们最担心的问题。
 
上面的惨痛案例,可以警示大家,个人手中保存的日后有利用价值的资料,也应定期进行备份,以确保该资料在遇特殊情况后能及时恢复,以便再次利用。相较于档案备份手段与方式的专业性,个人资料的备份方式,则更加便于操作。主要可以采取以下两种较为方便、快捷的方式进行备份:
 
01
 
U盘
 
对于要演示的视频、PPT或文档,一般在电脑里做好,立马备份U盘。这么做有两个好处,一是,电脑不可能随身携带,避免到时候上场,发现没拷贝,就浪费时间;二是,U盘的文件还可以随时修改,即使不用原来的电脑,也能应对紧急要修改的地方。特别是在并不知道对方的电脑是否有网的情况下,这是一个保全的方法。
 
 
02
 
云端备份
 
云端备份简单的说就是备份所储存的目标位置不是在本地计算机或本地网络,而是放在了云端。如,坚果云网盘、百度云网盘等。你在使用时,只需打开客户端,点击上传按钮,就能把需要备份的资料上传到云空间。这样做即使出现意外,找不到文件,只需在任何设备上登录账号,就可以重新下载下来,很方便。采用这种方式主要具有以下两点好处:一是、安全可靠;二是、有较快的备份与恢复速度
 
除此之外,我们还可以使用扫描类软件把发票,电影票,购物小票,立即拍下来存到手机里,以便后续利用。