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兼职档案管理的重要小事~

2019-04-03 17:04:32
兼职档案管理工作已有半年,虽然档案文件整理了一盒
又一盒,但内心还是觉得不能放松,因为看似一件很简单的
工作,实际上需要诸多细节方面的注意、时间精力的耗费和
耐心的付出。有人会觉得档案管理是一件机械化、枯燥无味
的工作,但是正因为这份“差事”给我们后面的工作提供了诸
多便捷。同时,你会发现:整理好部门的档案,你将对部门
内各专业的项目信息、工作内容更加的了解。
换个角度
 
 
 
     虽然只是做了半年的兼职档案管理,但结合日常的一些行为习惯,我还发现:做好这份“差事”,你还能在日常的工作、生活中更加有条理、有节奏、有计划观念。
 
     所以,档案管理并非是一件无意义的无聊事!
 
  
突发奇想
 
 
      当然,偶尔遇到烦杂的资料一口气向你铺开的时候,还是会很烦恼。
 
      因为是兼职档案管理,所以工作的重点以及主要精力都是在专职工作上。会有和兼职工作冲突的时候,比如说:小A上午送来两份合同资料,而我正在搞专业方面的工作,一时无法分身。等下午整理合同发现有错误、有漏项去找小A的时候,他却去工地看样板了,想要的资料一时梳理不齐,问题不能及时解决,还要等“下次再见面”。实在是急skr人啊~
 
      于是我get了一个突发奇想:档案管理工作方方面面,与其自己盲目地做梳理、排列、扫描...不如把其中简单的模块、简单的工序放手让“合同的主人”来搞定,毕竟他们才是主人,逻辑方面更清晰!
 
 
行动起来
 
 
 
     档案管理工作中,合同管理是相对比较简单容易的,而且大多都是由经办人亲自“操办”的招标-入围-投标-开标-评标-定标-合同签订的这样一个过程,那么逻辑上他们最清晰,资料上他们最全面,这块工作可以考虑自行负责。
 
      那就行动起来,关键动作、关键内容进行汇总,整理成一目了然的“一览表”:
 
01
 
  
为合理、便捷地统计,合同签订日期依据OA最终审批完成的日期,且注意甲乙双方日期一致,包括廉洁协议、阳光宣言中的签署日期;
 
02
 
  
合同会签单是合同签订的依据,附属于合同之后。其他招标过程中的相关文件,根据招标方式不同资料略有不同,简单来说:通过OA或ERP审批的会签单及附件资料,都是需要存档的附属资料;
 
03
 
  
合同及附件扫描存档时,注意文件的名称应以合同名称为基础。如:威海湾九里五期景观施工图设计服务合同、威海湾九里五期景观施工图设计服务合同招标文件审批单;
 
04
 
  
打分表的存档需要注意保留原始单人打分表;
 
05
 
  
不要忽略中标、落标通知书的及时发放;
 
06
 
  
存档合同及附件由上到下的逻辑顺序:合同、合同会签单、招标资料、投标资料;
 
07
 
  
存档的合同必须为正本原件。
 
 
      部门内各专业根据一览表所示,分别对自己经手的合同进行逻辑汇总、扫描,再将纸质版和电子版内容反馈给我。由此我所看到的合同已经过了“初审”,接下来我再对其进行复审,依据仍然是一览表。审核无误后进行正式的电子汇编、纸质存档等工作。
 
      这样一来,双方沟通更简洁、高效,互不耽误。节省了大量的打理时间又体会到合同整理的谨慎仔细与不容易呀~
 
 
  
必修课程
 
 
      除了重视合同整理的规范性,最重要的是注意合同的内容。针对这块,我国《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中也是明确了诸多要求。而在实际的项目档案验收过程中,不规范的合同内容将给档案验收带来诸多的麻烦:
 
1.合同内容与建设项目的批复内容不一致
 
      比如:建设单位变更了某建设项目中所需设备的技术性能和指标,但并未及时向上级主管部门报备,这种情况在进行项目档案验收时被发现,就可能导致难以得到验收专家的认可。
 
2.合同的签约单位的资质不符合要求
 
      比如:某项目招标过程中,明确要求投标单位必须为具备甲级资质的单位,但由于过程中的忽略,可能最终中标且签订合同的单位是乙级资质。这样在项目档案验收时发现资质不达标,也将影响档案的顺利验收。
 
      另外值得注意的是,中标通知书下发时的单位要与实际签约合同的单位一致,不能出现“xxx公司xxx分公司”的后缀,严格说来,这也等于是中标单位私自修改了合同签约人,是违反招标规定的行为。
 
3.合同的条款不符合《中华人名共和国合同法》的规定
 
      比如:合同中不填写签约时间、不盖骑缝章,或者以商定合同内容的时间代替合同签约的时间等等,和我们前面提到的存档要求说的是一码事,即:合同签订日期要与OA上审批的最终时间为准最好。
 
      一定要切记:合同中如果没有签署时间,一旦发生诉讼,也就意味着合同未生效或永远有效,可能会给建设单位依法维权带来不良后果。
 
4.合同中没有明确的输入与输出
 
      比如:合同中有要求建设单位提供相关政府批复文件、资料给设备单位,但仔细检查发现并没有明确提供的时间、具体内容;或者要求明确设备单位的技术对接人员,合同中也是空缺,这样的合同都是不规范的。
 
      当然,关于不规范的合同,可能存在的问题还不止这些,但往往就是这些不起眼的小问题会导致比较严重的后果:要求建设单位重新整改、更换,那么建设单位因此会产生建设周期增长、增加修改替换所带来的费用损失,严重时可能导致不能通过项目档案验收。
 
      所以说,做好合同管理,是建设单位的“必修课程”!
 
 
tips:
 
      1.一览表是合同存档的首道“面子关”,作为存档的理论参照;
 
      2.档案管理始于项目运作之初并伴随于项目全过程,所以勿要等到最后做临时突击。定期沟通人行档案管理的领导,防止合同归档滞后、丢失;
 
       3.鼓励大家积极借阅并做好记录反馈;
 
      4.招标与合同同等重要,招对单位也很重要呀!
 
 
结语
 
 
 
      新的一年即将到来,但对档案管理的工作不能放松、不能停止。如果说对档案管理有什么期盼,那就是希望自己能做的越来越好,希望可以帮到其他人,同时愿档案管理能够更加落到实处。
 
      也许今天做的辛苦,但未来发生的,一定都是礼物。所以,请重视每一个细节,做好每一件小事。